Robotik Süreç Otomasyonu (RPA)

Teknolojinin her geçen gün ilerlemesi üretim yöntemlerinde ve süreçlerinde gelişim yönünde değişimi sağlamaktadır. Endüstri 1.0 dan Endüstri 4.0 sürecine kadar olan değişimler insanlık için büyük bir adımdı fakat endüstri 4.0 zamanında olan değişimler ise, daha önce büyük şaşkınlıklara sebep olan ve daha fazlası yapılamaz denilen ne varsa o konularda değişikliklerdir.  1990’lı yıllarda makine öğreniminin bulunması ile makinelerin artık işleri yapmak için öğrenme becerileri ortaya çıkmıştır. Öğrenebilen makineler ise artık yeni bir beceriler sergilemeye başlamıştır. Çalışanların rutin, sıkıcı, gereksiz yere gayret gerektiren ancak bir o kadar da önemli olan işlerden kurtulma istekleri bulunmaktadır. Bu istekler şirketleri; iş akışını düzenlemek, görevleri otomatikleştirmek ve insan işçilerin katma değerli işlerde çalışmaya odaklanmalarını sağlamak amacıyla araştırmaya zorlamaktadır. Bu araştırmalar sonucu ortaya çıkan çözüm ise ilk olarak 2000 yılında ortaya çıkan “Robotik Süreç Otomasyonu” dur. 2015’e kadar nispeten bilinmeyen bir teknoloji olarak kalsa da 2015 yılı itibarıyla yıldızı parlamaya başlamıştır bu çözümün. Günümüzde oldukça popüler olan Robotik Süreç Otomasyonu (RPA: Robotic Process Automation) teknolojisi şu anda yaklaşık 2000 özel ve kamu kurumunca kullanılmaktadır.

Çeşitli araştırmalara göre ofiste çalışan insanlar mesailerini yaklaşık %20’sini rutin ve sıkıcı ekran görevlerine harcıyor. Bu süreyi çalışanlar boşa harcanan zaman olarak görmektedir ve bu işler ise kolaylıkla otomatikleştirilebilir. Bu rakam RPA’nın ne kadar önemli olduğunu göstermektedir.

Robotik Süreç Otomasyonu (Robotic Process Automation) (RPA) Nedir?

Robotic Process Automation (RPA), kural odaklı, iş mantığında ilerleyen, yoğun veri girişleri içeren, tekrarlanan ancak insan katma değerine ihtiyaç duyulmayan süreçleri robotik yazılımlarla otomatikleştirmeyi hedefleyen kullanıcı arayüzlü (Front-End) otomasyon aracıdır. Ekran odaklı işlem yapan (Web arayüzü, Java, dotNet Masaüstü Uygulamalar vb.) birimlerin insan gücünü bu tür tekrarlayan işlerden uzaklaştırarak verimliliği arttırmayı hedefleyen bir çözümdür.

RPA dijital bir süreci bir insan gibi taklit ederek, belirli kurallar çerçevesinde tekrar eden bir otomasyon yazılımıdır. Bu otomasyon birçok farklı sektörde, kurumda ve alanda; arka ve ön ofis işlerinde (rule-based processes) kullanılmaktadır. Normal bir çalışanın oldukça uzun sürelerde bitirebildiği, sürekli tekrar etmesinden dolayı zamanla hata riskinin arttığı bu rutin işleri asgari miktarda zaman ve sıfır hata seviyesinde oldukça hızlı bir biçimde gerçekleştirmektedir. Çünkü bu süreçte kullanılan robotlar insan çalışanlar gibi yorum yapma, tepki verme ve diğer sistemler ile iletişim kurma gibi becerileri bulunmakla beraber hata yapma, uyuma, yeme-içme, hastalanma, sosyal güvenlik gibi ihtiyaçları yoktur. Bu nedenle bir çalışandan çok daha düşük maliyetlidir.

Robot denildiğinde bilim kurgu filmlerinin de etkisiyle gerçek fiziksel robotlar gözümüzde canlanıyor ancak RPA fiziksel bir yapıya sahip değildir. RPA tamamen yazılımsal bir robotik otomasyondur, yani bottur.

RPA kavramı temel olarak iki farklı otomasyon türünü ifade etmektedir.

• Rutin ofis çalışmasının otomasyonu

Rutin ofis iş otomasyonunun etkinliği birçok küresel uygulama ile operasyonel olarak onaylanmış ve artık günlük iş rutininde yerini almıştır. RPA, insan gücünün daha karmaşık işlerin yapılmasında kullanmak adına dijital işgücünün (dijital çalışan) şirket organizasyonuna yaygınlaştırılması ile temel işleri dijital çalışanlara yaptırmak olarak tanımlanabilir.

• Yapay zekâ (AI) gibi araçlarla geliştirilmiş akıllı süreçlerin otomasyonu

Yapay zekâ (Artificial Intelligence – AI) ile yazılımın kullanımı ve daha önce insanlar için gerekli olan yüksek hacimli, tekrarlanabilir görevleri ele alan makine öğrenme yetenekleridir. Bu görevler sorguları, hesaplamaları içerebilir. Kayıt ve işlemlerin bakımı, yazılım robotu veya botu olarak adlandırılan RPA teknolojisi tarafından bir çalışanı taklit ederek, uygulamalara girer, veri girer, görevleri hesaplar, tamamlar ve çıkış yapar.

Nasıl çalışır? Çalışma süreçleri nelerdir?

RPA üç farklı elementten oluşur. Bunlar;

• Geliştirici araçlar:

İşleri tanımlamak için kullanılmaktadır. Bu talimatları robotlar yerine getireceğinden tanımlamalar yapılırken, talimatların oldukça açıklayıcı ve detaylı olması gerekmektedir. Bütün koşulların ve durumların önceden belirlenmesi, eğer-sonra gibi kavramların hepsinin tüm açıklığıyla bulunması gerekmektedir.  Bunun gibi ayrıntıları belirtmezsek otomasyonun çalışma anında hata riski ortaya çıkmaktadır.

• Robot denetleyicisi:

Üç farklı görevi vardır. Bunlar; iş tanımlarını içeren elementtir. Robotlar için gerekli bilgileri barındırarak, gerektiği zamanda robotlara özel kodlar ile bu bilgileri iletir. Son olarak kullanıcılara uygun rol ve izinler atar.

• Yazılım robotları:

Kendisine verilen talimatları iş için gerekli uygulamalarla etkileşime geçerek yerine getirir. Etkileşim dediğimiz şey örneğin; en basitinden sizin bir uygulamaya ya da web tarayıcısına erişim sağladıktan sonra, burada login işlemi yapmanız gibi gerçekleştirdiğiniz farklı işlemler olabilir. Bunlar gibi birçok örnek verebiliriz.

Bu robotlar yüzlerce işlemi gerçekleştirebilmektedir. Ayrıca bu robotlara özel işlemler ve yapacağı işlemi ne kadar sürede gerçekleşeceğinin ayarlandığı, zamanlama gibi özellikler eklenebilir. Bazı robotlar işletmelere sağladığı çeşitli faydalar sebebiyle çalışma süresince gerçekleşen işlemlerin detaylı (log) kayıtlarını tutar.

Bu süreçler dışında RPA iki gruba ayrılır;

• Katılımlı (Attended)

Karmaşık işlemler ve robotun otomatikleştiremeyeceği kararlar barındıran süreçlerde bir insan; kullanıcı ya da geliştirici tarafından destek alarak çalışan RPA türüdür.

• Katılımsız (Unattended)

Süreçleri herhangi bir insan desteği gerektirmeden sürdürebilen ve bitiren RPA türüdür.

Robotik Süreç Otomasyonu (Robotic Process Automation) (RPA) Evrimi

Doğal olarak “robotik süreç otomasyonu” bir anda ortaya çıkmadı. Önceki yıllarda da gelişim süreci içerisindeydi. Gelişim süreci diğer teknolojilerin kullanımı ve gelişimi ile doğru orantılı olarak ilerledi. RPA’nın dayandığı üç temel teknoloji ise şunlardır;

• Veri kopyalama
• İş akışı otomasyonu
• Yapay zekâ.

(Robotic Process Automation) (RPA) Robotik Süreç Otomasyonunun Faydaları

• Hızlı ve tutarlı sonuçlar elde etmenizi sağlar.
• Hata ve risk payını sıfıra indirir.
• İnsan kaynağını daha verimli kullanabilme imkânı sunar.
• 7 gün 24 saat çalışarak rutin işlemleri tamamlayabilir.
• Operasyonel yükleri azaltır.
• Daha iyi müşteri hizmeti sunmak
• İş operasyonlarının ve süreçlerin düzenlemelere ve standartlara uygunluğunu sağlamak
• Süreçlerin daha hızlı tamamlanmasına izin verilmesi
• Süreç verilerinin sayısallaştırılması ve denetlenmesiyle gelişmiş verimlilik sağlanması
• Manuel ve tekrarlayan işler için maliyet tasarrufu yaratmak
• Çalışanların daha verimli olmalarını sağlamak

Hangi Süreçler Otomatikleştirilmelidir?

• Manuel’lik ve sürekli tekrarlılığı olan süreçler
• Kural bazlı süreçler
• Kritik ve hataya açık olan süreçler
• Envanter yönetimi içerisinde bulunan entegre süreçler
• Fatura ve sözleşme yönetimi ile ilgili kontrol edilmesi gereken süreçler

RPA Robotik Süreç Otomasyonu – Robotic Process Automation Uygulamaları

Robotik süreç otomasyonunun en iyi uygulamalarından bazıları şunlardır;

• Sanayi ve Üretim
• Bankacılık ve Finans
• Sigortacılık
• E-Ticaret
• Telekomünikasyon ve Teknoloji
• Enerji ve Kamu
• Müşteri Hizmetleri

İlk aşamada otomatikleştirilebilecek görevler şunlardır;

• Belgeleme ve kayıt yönetimi.
• Şikâyetler, rezervasyonlar ve fatura yönetimi.
• Müşteri ilişkileri yönetimi.
• İnsan kaynakları süreçleri.
• BT süreçleri.

RPA ve Düzenli Otomasyon Arasındaki Farklar

Robotik süreç otomasyonunu geleneksel BT otomasyonundan ayıran, RPA yazılımının değişen koşullara, istisnalara ve yeni durumlara karşı farkında olma ve uyum sağlama yeteneğidir. Robotic process automation yazılımı mevcut yazılım uygulamalarındaki belirli işlemlerin eylemlerini yakalamak ve yorumlamak için eğitildikten sonra, verileri manipüle edebilir. Yanıtları tetikleyebilir, yeni eylemler başlatabilir ve diğer sistemlerle bağımsız olarak iletişim kurabilir.

RPA yazılımı, akışkanlıkla etkileşime girmesi gereken çok farklı ve karmaşık sistemlere sahip kuruluşlar için özellikle yararlıdır.

Örneğin, bir insan kaynakları sisteminden gelen bir elektronik formun bir posta kodu eksik olması durumunda, geleneksel otomasyon yazılımı formu bir istisna olarak işaretler ve bir çalışan, istisnai durumu doğru posta kodunu arayarak ve forma girerek ele alır. Form tamamlandıktan sonra, çalışan, bordroya gönderebilir, böylece bilgi kuruluşun bordro sistemine girilebilir.

Bununla birlikte, RPA teknolojisi ile uyum sağlama, kendi kendine öğrenme ve kendi kendini düzeltme becerisine sahip yazılım istisnayı ele alır ve insani yardım olmadan bordro sistemi ile etkileşime girer.

Robotik Süreç Otomasyonunun Geleceği

RPA teknolojisi seviye atlayarak Intelligence Process Automation (IPA) adı verilen bir teknolojiyle evrilmeye başladı. IPA kısaca yapay zeka, bilgisayar teknolojisi, bilişsel otomasyon ve makine öğrenimi ile yeni teknolojilerin RPA’e uygulanmasıdır. Bu teknoloji RPA’in sistemin anlamlandıramadığı yerleri anlamlandırabilmesine, daha karmaşık işleri yerine getirebilmesine olanak sağlıyor. Bu teknoloji de yine gün geçtikçe gelişmekte ve ilerde de gelişmeye devam edecek.

Statista, robotik süreç otomasyonu endüstrisinin 2017 yılında 510 milyon dolarken, 2019 yılındaki değerinin 3.1 milyar dolar olduğunu ve 2020 yılındaki değerinin de 4.9 milyar dolar olacağını öngörüyor. Forrester’a göre ise bu rakam 2021 yılında 2.9 milyar dolar civarında olacak.

Dünyanın her yerindeki bütün endüstriler gelecek yıllarda akıllı otomasyon sisteminin sağladığı avantajlardan yararlanacak. Şirketler genel masrafları azaltmak ve yatırım getirisini artırmak için yeni çözümler aradığı sürece, robotik süreç otomasyonu giderek daha sofistike ve yaygın hale gelecek.

Bu noktada akıllara istihdam konusu gelmektedir. Anlatılanlar göz önüne alındığı zaman insanların yerine robot yazılımlar mı çalışacak sorusunun cevabı hem evet, hem de hayır. Evet, çünkü tekrarlayan iş yapan, kendini geliştirmeyen ve statik kalan her çalışan işini robot yazılıma kaptıracak. Cevap hayır çünkü karar veren, öğrenmeyi seven ve yeni dünyaya uyum sağlamaya meyilli yani ÇEYREK MÜHENDİS olan herkes için daha aydınlık bir gelecek doğuyor.

Örneğin bir bankanın yasal talep sürecinde detaylı ve titizlikle oluşturulmuş 13 görev için 85 robot bir yılda 1,5 milyon talebi işleyerek 200’den fazla çalışanın kapasitesine eşit bir iş gücü yaratabilmiştir.* Bu da banka çalışanlarının farklı konulara odaklanabilmesine ve daha verimli çalışabilmesini sağlamıştır.

Kaynak:

The Wall Street Journel

https://www.Towardsdatascience.com

https://www.cio.com/ By Clint Boulton

https://www.innova.com.tr/

https://home.kpmg/

Ana Sayfa